מאת: ד"ר אבי גריפל . יעוץ מקצועי: אינג' יורם גולדברג
מהו "מבדק בטיחות"?
"מבדק" (audit) הוא בחינה שיטתית שנועדה לקבוע את הדברים הבאים:
א. האם הפעילויות בארגון ותוצאותיהן מתאימות לדרישות, לנהלים ולסידורים מתוכננים.
ב. האם הדרישות, הנהלים והסידורים מיושמים באופן מועיל ותורמים להשגת מטרות שהארגון מציב לעצמו.
"מבדק בטיחות" (safety audit) הוא מבדק המתייחס לסידורי הבטיחות והבריאות בתעסוקה, הן ברמת מערכת הניהול והן ברמת היישום בפועל. מבדק זה הוא כלי מדידה והערכה שנועד למדוד את מצב הבטיחות והגיהות בארגון ומאפשר זיהוי נקודות חלשות וחזקות. נקודות חולשה וחוזק שאותרו במבדק מהוות בסיס לתוכנית פעולה בבטיחות ובבריאות בארגון, הכוללת שיפור הבטיחות ומערך ניהול הבטיחות, תוך שאיפה לשפר, במידת האפשר, גם את ביצועי המפעל בהיבטים של איכות המוצר ותפוקה.
המבדק מבוסס על הערכה אובייקטיבית, מוגדרת ומתוכננת מראש, היכולה להתבצע במגוון שיטות המפורטות בהמשך. מעבר להיותו כלי מדידה חשוב, מבדק הוא גם אמצעי לקידום המודעות של עובדים ומנהלים לנושאי בטיחות ובריאות ויש לראותו כפעולה חיובית לצורך שיפור, ובהחלט לא ככלי למציאת אשמים ועברייני בטיחות.
השיטות הנפוצות לביצוע מבדק בטיחות
השיטות הנפוצות ביותר לביצוע מבדק בטיחות הן:
א. איסוף וסקירת מסמכים רלוונטיים כגון נהלים, הוראות בטיחות, פרוטוקולים של ועדת בטיחות, דיווחים וחקירות של תאונות עבודה, ממצאי ניטורים סביבתיים (רעש, תאורה, חשיפה לחומרים מסוכנים וכדומה), ממצאי בדיקות רפואיות של עובדים חשופים, תסקירי בדיקה של ציוד (מכונות ואבזרי הרמה), תוכניות הדרכה בבטיחות, ריכוזי נתונים שונים (ימי היעדרויות עובדים בגין תאונות עבודה) ועוד.
ב. ראיונות אישיים עם ממלאי תפקידים רלוונטיים, עובדים בתהליך או בסביבה הנבדקת וגורמים אחרים שיש להם זיקה לביצועי הבטיחות בארגון.
ג. תצפיות על אופן ביצוע העבודה – בעיקר כדי לבחון התאמת הביצוע בשטח לנהלים ולדרישות. תצפיות יכולות להיות פשוטות ולהתמקד באלמנט בודד (חבישת משקפי מגן במחלקה מסוימת, למשל), או לכלול מספר רב של מחלקות עם התייחסות לגורמי סיכון מגוונים.
תוצאות המבדק יבואו לידי ביטוי בדוח הכולל, לכל הפחות, רשימה של ממצאים ספציפיים עם המלצות לשיפור ודרישה לביצוע פעולות תיקון ופעולות מתקנות, כאשר נמצאו חריגות במבדק.
סוגי מבדקי בטיחות
ניתן להתייחס לשלושה סוגים של מבדקי בטיחות:
א. מבדק עמידה בדרישות כל דין ודרישות אחרות הבודק את הכרת הדרישות הרלוונטיות מהארגון ע"י ההנהלה וע"י העובדים ואת המידה בה התשתית, המכונות, הציוד והפעילות בארגון מתאימים לדרישות, כגון, דרישות חוקים ותקנות, תקנים (מחייבים ולא מחייבים), הוראות מפקח עבודה ראשי, דרישות בטיחות ובריאות של ארגונים ואיגודים שיש להם זיקה לארגון ועוד.
מבדק עמידה בדרישות יתמקד, בדרך כלל, בדרישות עיקריות המתייחסות לגורמי הסיכון השכיחים בארגון, ויישום הדרישות נבדק בדרך כלל בהתייחס לפעילויות עיקריות או פעילויות שיש בהן סיכונים משמעותיים. לדוגמה, ניתן לבדוק עמידה בדרישות תקנות עבודה בגובה בביצוע עבודות בגובה, התאמת ניהול הבטיחות במעבדה כימית לדרישות התקנות העוסקות בבטיחות במעבדות, ההתאמה של ציוד מגן אישי לדרישות תקנים רלוונטיים, והתאמת נהלי הבטיחות של הארגון להמלצות הארגון המקצועי אליו הוא שייך (אם יש כאלו).
ב. מבדק התאמת מערכת ניהול הבטיחות והבריאות בתעסוקה, המתמקד במרכיבים של מערכת ניהול הבטיחות והבריאות בארגון כדי לוודא שהם קיימים, מתאימים לצרכי הארגון ואפקטיביים.
מבדק זה כולל בדרך כלל את הנושאים הבאים:
- מחויבות הנהלה ומשאבים . בדיקת הקצאת משאבי כח-אדם, תקציבים ומשאבים, התאמת המבנה הארגוני, הגדרת סמכויות ואחריות, נהלים והפגנת מחויבות ומעורבות הנהלה.
- עמידה בדרישות חוקיות ואחרות בהתייחס לקיום נוהל לאיתור דרישות, יידוע עובדים ומנהלים ועמידה בדרישות, וכן את המעקב והעדכון התקופתי לדרישות אלו.
- שיתוף עובדים בהחלטות הקשורות למדיניות הבטיחות והבריאות, ייצוגם בועדת הבטיחות, ומנגנונים לדיווח על מפגעים והצעות של עובדים לשיפור הבטיחות, כמו גם יידוע עובדים על סיכונים.
- תהליכי זיהוי גורמי סיכון והערכת סיכונים. בדיקת ביצוע סקרי סיכונים וניתוחי פעילויות, שיטות אחרות לזיהוי והערכת סיכונים, אופן ביצוע, ודרישות ממבצעי ההערכות.
- מערך הדרכה . בדיקת תוכנית ההדרכה, הלו"ז לביצוע, הדרכת אוריינטציה לכל עובד חדש ובדיקת אפקטיביות ההדרכות.
- היערכות ותגובה למצבי חירום. בדיקת תרחישים, תרגולים וקיומו של ציוד חירום הולם ותקין (רכב פינוי, ציוד קשר, ציוד מילוט, ציוד עזרה ראשונה וכדומה) ודרכי תקשורת עם גורמי חוץ מסייעים (שילוט עם מספרי חירום, קביעת סדר דיווח ואמצעי תקשורת וכדומה).
- התאמת נהלי עבודה או/ו הוראות בטיחות לכל עבודה שיש בה סיכונים.
- חקירת אירועי בטיחות ותאונות . בדיקת הפקת המלצות ומעקב אחר ביצוען, ביצוע מבדקים וביקורות עצמיות בנושאי הבטיחות והבריאות.
ג. מבדק רמת בטיחות בתהליך / בפעילות או בסביבה מוגדרת הבודק את רמת הבטיחות הקיימת בהתייחס לתהליך נבחר, פעילות נבחרת או סביבה מוגדרת.
מבדק מסוג זה מתבצע בשטח ומתמקדים בו בעיקר בתהליכים או בסביבות מסוכנות במטרה לוודא שאין בהם סיכונים לא קבילים לעובדים. בודקים את היבטי הבטיחות של תהליך או עיסוק מסוים, למשל, שימוש בציוד מגן אישי, עבודה לפי נהלים, הכרת סיכונים על ידי העובדים. ניתן לבצע בדיקה גם של ההתאמה בין מרכיבי תהליך, כגון, הקשר הסיכונים בתהליך, הוראות הבטיחות, הדרכת העובדים וכדומה.
הכנת תוכנית מבדקים
מומלץ שהארגון יכין תכנית לביצוע מבדקים פנימיים, שתתבסס, בין היתר, על תוצאות הערכת הסיכונים של פעילויות הארגון ותוצאות של מבדקים קודמים. את התדירות של ביצוע המבדקים רצוי לקבוע בהתאם לרמת הסיכונים של הפעילויות השונות. רצוי לקיים נוהל מיוחד המפרט כיצד קובעים ומבצעים מבדק פנימי. בין היתר, חשוב לקבוע מי אחראי בארגון על תכנון וביצוע מבדקים, מהם הכישורים הנדרשים מעורך מבדק, כיצד ולמי מדווחים על התוצאות וכיצד שומרים את תוצאות המבדקים כדי שלא יאבדו או ייעלמו.
בעת הכנת תוכנית מבדקים פנימיים, רצוי לקבוע מראש למי יש לדווח על התוכנית, כיצד ייבחרו עורכי המבדק, הספקת המשאבים הנחוצים לערכית המבדקים, וכן תכנון ותיאום המבדקים וקביעת לוחות זמנים עבורם. חשוב גם לדאוג למעקב אחר מימוש וביצוע תכנית המבדקים שנקבעה וכן להבטיח שתוצאות המבדק מובאות לידיעת בעלי עניין.
מי יכול להיות עורך מבדק בטיחות?
את מבדק הבטיחות צריך לערוך אדם אשר לא מושפע באופן ישיר מתוצאות המבדק. לא רצוי לתת לעובד לערוך מבדק של תהליך עליו הוא אחראי ולא מומלץ שעובד יערוך מבדק על ממונה עליו בתחום עבודתו, וזאת מחשש להטיה. רצוי שעורך המבדק יהיה אדם מבחוץ או עובד מהארגון אשר הוכשר והוסמך לעריכת מבדקים פנים-ארגוניים בבטיחות ובבריאות תעסוקתית, ויש לו ידע בבטיחות ובסיכונים להם חשופים העובדים במפעל.
במידה ואין אדם כזה בנמצא, ניתן לבצע מבדק פנים ארגוני גם על-ידי עובד שלא הוסמך לביצוע מבדקים, ובלבד שזהו עובד המכיר, לכל הפחות, את נושא מבדקי האיכות, או המתמצא היטב בתחומי הבטיחות והבריאות בעבודה, כמו ממונה על הבטיחות בעבודה. כאשר גם אדם כזה אינו בנמצא, יכול נציג ההנהלה לבצע מבדקי בטיחות בעזרת רשימות תיוג. ניתן להיעזר בתכנים המופיעים באתר המוסד לבטיחות ולגיהות.
התכונות הרצויות של עורך המבדק הן:
- יכולת הקשבה טובה.
- כושר שיפוט טוב.
- ראיה רחבה וכוללת, ויכולת טובה להתבונן ולצפות במתרחש.
- גישה דיפלומטית, תקשורתיות, יחסי אנוש טובים.
- פתיחות ונכונות לקבל דברים החורגים מהשגרה.
- הגינות.
- עמידות בפני לחצים של בעלי עניין.
היערכות לביצוע מבדק
בארגונים גדולים נהוג לבנות, מדי שנה, תוכנית מבדקים המפרטת אילו מבדקים יערכו, מתי, ועל-ידי מי – כפי שפורט לעיל. בארגונים קטנים יותר, לא תמיד מנהלים תוכנית מבדקים הנקבעת מראש, אלא מחליטים על מבדק כאשר עולה בו צורך. למשל, בעקבות פגיעות בעיניים, יכולים להחליט על מבדק שימוש במשקפי מגן או אמצעי מיגון אישיים, בעקבות התהפכות מלגזה עשויים לבצע מבדק של נהלי שינוע משאות במלגזה ואת העמידה בדרישות נהלים אלה, וכדומה.
לקראת כל מבדק, יש לקבוע:
- באיזה מרכיב או תהליך המבדק יתמקד . למשל, עבודה בגובה, או שימוש בציוד מגן אישי, או חקירת אירועי בטיחות וכדומה.
- מהי מטרת המבדק: בדיקת התאמה ואפקטיביות של נהלים והוראות בטיחות, בדיקת מידת העמידה בדרישות, מדידה של ביצועים לצרכים סטטיסטיים, מבדק לאיתור נקודות חולשה וכדומה. יש גם מבדקים עם מטרה ספציפית יותר, כגון, מבדק המסייע לכתיבת הוראות בטיחות, מבדק המסייע לצורך בניית תוכניות הדרכה וכדומה.
- מי יבצע את המבדק (אדם בודד או צוות).
- מהן השיטות בהן יבוצע המבדק, אילו סוגי מסמכים יאספו, אילו ראיונות יקוימו, אילו תצפיות יערכו וכדומה.
- משך המבדק ומי נדרש ללוות את המבדק ולהיות נוכח בו.
פעולות נוספות לקראת ביצוע המבדק:
- יש לתת את הדעת על תגובות אפשריות של צוות העובדים הקשור למבדק.
- יש להודיע למחלקה הנבדקת מתי יתקיים המבדק ובאילו היבטים היא תיבדק.
- מומלץ להכיר מראש את המחלקה/ המפעל והפעילות הנבדקים, אם ניתן - לקרוא מבדקים קודמים ודוחות מסכמים קודמים ולהכין רשימת תיוג ובה שאלות/ נושאים לבדיקה.
- יש לקיים מפגש מקדים עם האחראי על המחלקה בתחילת ביצוע המבדק ולתאם עימו ציפיות. יש להסביר את אופן ביצוע המבדק, הפקת דו"ח הסיכום והפעילות הנדרשת בסופו במידה וימצאו אי התאמות.
- יש לתאם את מהלך המבדק ואת ערוצי התקשורת.
הפעולות המומלצות לביצוע בעת עריכת מבדק הבטיחות
- יש לאפשר לאחראי/נבדק לשאול שאלות ולהסביר כל נושא שאינו ברור. רצוי להדגיש כי כל מה שיראה במבדק הינו תמונת מצב עכשווית הנכונה לרגע המבדק, ועל סמך תמונת מצב זו שתתועד, ירשמו הממצאים.
- רצוי לבדוק יישום של פעולות שנדרשו בעת ביצוע מבדקים קודמים.
- אם ניתן ואם יש צורך, רצוי להשוות מדידות ותצפיות מהשטח עם נתונים מתועדים במסמכים וברשומות.
- יש לציין בפני העובד ו/או האחראי ו/או המלווה פעולות ונושאים שאינם תואמים לדרישות או כאלו שיידרש דיון בכדי לשפרם, לקבל הסכמה על העובדות הנצפות ולקבל תגובתם בזמן אמת (אם ניתן). פעולה זו מונעת ויכוחים בתום המבדק ומשפרת את שיתוף הפעולה בעת המבדק.
רישום ממצאים ואי התאמות
- רישום הממצאים צריך להיות ברור ומאפשר לחזור למקום הימצאם (מה נצפה, היכן והאם מתאים/ לא מתאים לדרישות). לדוגמה, בעת המבדק בחצר המפעל נצפה עובד הנוסע על מלגזה מס' 12 כשהוא יושב לצד הנהג ולא על כסא, בניגוד לתקנות.
- ממצאים ומסקנות צריכים להיות מבוססים על עדויות מוצקות ואובייקטיביות במידת האפשר ולא על שמועות או התרשמות כללית של הסוקר. הערות צריכות להתייחס לגופו של עניין ולא להתבסס על היבטים אישיים ("לגופו של עניין ולא לגופו של של אדם..."). ניתן להבחין בין אי התאמה קלה המתבססת על אירוע בודד, בו דרישה מפורשת של נוהל או הוראה שאינה מתקיימת, לבין אי התאמה חמורה הנובעת מריבוי של הפרות. קריטריון אחר לסיווג מידת החומרה של אי התאמה מתבסס על הערכת ההסתברות לפגיעה באדם וחומרת הפגיעה, העלולים להיגרם עקב אי ההתאמה.
- כאשר הממצאים מראים כי אין התאמה בין המצב המתוכנן הרצוי למצב בפועל, ואי ההתאמה מהווה הפרה של דרישה חיונית, לדעת עורך המבדק, יש להפיק "דרישה לפעולה מתקנת" (CAR: Corrective Action Request). אם אי ההתאמה מוטלת בספק, או מתבססת רק על התרשמות, ללא עובדות, רצוי לא להפיק דרישה לפעולה מתקנת.
- בתום המבדק יש לקיים מפגש מסכם ולהציג את הממצאים לנציגי המחלקה הנבדקת כדי לקבל את תגובתם.
- יש לתעד ולשמור את טופס המבדק בו רשומים הממצאים (החריגות) שנמצאו.
- יש לבקש מהאחראים להכין תוכנית לתיקון הליקויים ולפעילויות מתקנות, הכוללת נושא, אחראי ולו"ז ביצוע ומנגנון מעקב ליישום תוכנית זו .
דוח סיכום
דוח הסיכום של המבדק כולל, בנוסף לפירוט של מטרות המבדק, פרטי עורכי המבדק ושיטת המבדק, גם לוח המסכם את הממצאים על פי הדרישות שנבדקו / שאלות המבדק / או סעיפי נהלים שנבדקו. לוח 1 מציג מבנה אפשרי לסיכום מבדק, ודוגמה למבדק עמידה של דרישות המתייחסות לקיום ארגז עזרה ראשונה במפעל ומגיש ע"ר מאומן.
לוח 1 : לוח מסכם (ג'נרי) לסיכום ממצאי מבדק + המלצות
| מס. |
הדרישה הנבדקת |
נהלים או מסמכים קשורים |
הוכחות/עובדות שהוצגו במבדק |
הערות/אי התאמות והמלצות לפעולה מתקנת |
| 1 |
קיום ארגז עזרה ראשונה בהתאם לנדרש בתקנות |
תקנות בטיחות בעבודה (ע"ר במקומות עבודה); נוהל 3-7-002: ע"ר וטיפול רפואי בנפגעים |
בדיקה פיזית של הארגז ותכולתו |
כמות הפריטים בארגז הינה לפי 19 עובדים; במחלקה עובדים 80 עובדים. יש להשלים הפריטים על-פי הנדרש בתקנות |
| 2 |
מינוי אחראי על ארגז ע"ר המאומן בהגשת עזרה ראשונה |
תקנות בטיחות בעבודה (ע"ר במקומות עבודה); |
רישום שם האחראי על גבי הארגז |
האחראי שנקבע לא אומן בהגשת עזרה ראשונה |
אפשרות נוספת היא לפצל את הדיווח המסכם לשני לוחות: הלוח הראשון מציג את ממצאי המבדק (לוח 2 ) והלוח השני מציג את ההמלצות, האחראי והלו"ז לביצוע (לוח 3 ).
לוח 2: לוח מסכם (ג'נרי) לסיכום ממצאי מבדק ללא המלצות
| מס. |
הדרישה הנבדקת |
נהלים או מסמכים קשורים/הנחיות ביצוע הבדיקה |
ממצאים שנצפו במבדק |
| 1 |
קיום נהלים או הנחיות בכתב לגבי שימוש במשקפי מגן במחלקה |
הוראות בטיחות במחלקה; הוראות יצרן; נהלים |
לא נמצאו נהלים או הוראות בכתב |
| 2 |
שילוט מתאים ובולט ליד עמדות העבודה בהן נדרש להרכיב משקפי מגן |
תצפית בשטח |
קיים שילוט ליד עמדות עבודה – בחלקו מטושטש, מחוק או דהוי |
| 3 |
התאמת משקפי מגן מסופקים לסיכונים |
הוראות יצרן, הוראות בטיחות |
המשקפיים מתאימים בהתייחס לעדשות וגם לצורתן |
לוח 3: לוח מסכם (ג'נרי) לסיכום אי התאמות והמלצות לביצוע (משלים את לוח 2 לעיל)
| מס. |
אי ההתאמה |
המלצות לפעולה |
באחריות |
עד תאריך |
בוצע |
| 1 |
אין הנחיות כתובות בדבר שימוש במשקפי מגן בעמדות עבודה עם סיכוני רסיסים מעופפים |
הפקת הוראות בטיחות מתאימות |
ממונה הבטיחות |
31.12.2010 |
|
| 2 |
שלטים על הרכבת משקפי מגן דהויים, מחוקים, לא ברורים |
חידוש השלטים |
תחזוקה |
01.06.2010 |
|
שימושי המבדק וביצוע שיפורים בהתאם לתוצאותיו
אין טעם להשקיע משאבים בביצוע מבדק בטיחות אם אין עושים שימוש בתוצאותיו.
השימושים האופייניים הם:
- הפקת המלצות לגבי שיפורים בבטיחות או/ו בניהול הבטיחות והבריאות, כולל פעולות תיקון (נקודתיות), מונעות ומתקנות (ברמת טיפול בסיבות השורש). ההמלצות יכולות להתבטא גם בשינוי שיטות עבודה, נהלים, ציוד ועוד.
- הצגת מצב הבטיחות בארגון בדיוני הנהלה או פורומים אחרים, למשל, בסקר הנהלה שנתי הדן בנושאי הבטיחות.
- לקביעת צרכי גיוס עובדים מתאימים, הדרכתם והכשרתם ואופן הפיקוח עליהם.
- לביצוע שינויים במערך הבטיחות, בנהלים, בשיטות ניהול הסיכונים וכדומה.
להרחבה בנושא עריכת מבדקים ניתן לקרוא בתקן ת"י ISO 19011- קווים מנחים לעריכת מבדקים במערכות ניהול.