www.osh.org.il יוני 2007

טופס מבדק והערכה של עבודת קבלנים

מאת: פטר פישמן *

להלן מוצע טופס ממוחשב לביצוע מבדק והערכה על שיטות עבודתם של קבלנים או נותני שירות של גורמי חוץ או גורמים פנים מפעליים. בהמשך נפרט על נחיצות הטופס, מבנה ואופן השימוש בו ויתרונותיו.

טופס ממוחשב לפיקוח/מעקב אחר ביצוע של קבלנים/נותני שירות (קובץ Excel).

מדוע יש צורך בטופס ההערכה?

טופס מבדק והערכה זה הוא חלק מתוכנית ניהול הבטיחות, אשר הוכן במטרה לאפשר תיעוד פשוט וקל של השיטות וצורת ביצוע העבודה של הקבלנים. זהו אחד הכלים  שמאפשרים לבעלי תפקידים בתחום המפעל - הן לממונה על הבטיחות וכן למנהלים בכל הרמות - לבצע מעקב באופן עצמאי או באמצעות נציגם אשר עובד מול הקבלן. באמצעותו ניתן לקבל מידע ולהשתמש בו בכל סוגי האירועים של וועדות הבטיחות, בועדה לניהול בטיחות, לסקר הנהלה וגם בישיבות של ועדת מכרזים. 

כיום, ניהול העבודה מול הקבלנים, מההיבטים הטכניים, היבטי איכות והיבטי בטיחות, מתנהל בעיקר לפי אחד משלושת התרחישים הבאים:

1. לאחר קבלת העבודה על ידי הקבלן, הוא מקבל לידיו חוזה שבו כלולים כל התחומים שהוזכרו לעיל והקבלן חותם בהקדם/בזריזות האפשרית - העיקר לזכות בעבודה - מסכים לכל הסעיפים, ובלבד שסעיף התשלומים יהיה תואם לתוכניותיו.
2. במפעלים קצת יותר מאורגנים, הקבלן שקיבל את העבודה מתייצב אצל ממונה הבטיחות, עם או בלי עובדיו, ומקבל הדרכה פרונטלית בנושא בטיחות, ולאחר מכן חותם על נהלי/הוראות הבטיחות וגם מבטיח שיקפיד לעבוד לפיהם .
3. במפעלים בהם ניהול הבטיחות מאורגן ברמה גבוהה, נהוג לארגן יום עיון לכל הקבלנים שעובדים, או שעתידים לעבוד, בתחום המפעל. במעמד זה נמסר לידי כל קבלן קלסר/ספר עב כרס, הכולל  את כל נהלי והוראות הבטיחות, ובנוסף הקבלנים גם חותמים ומאשרים את קבלתם, הבנתם והתחייבותם  שיקפידו לעבוד לפיהם.

בכך, חושבים במפעלים, הם עשו את כל הפעולות הנדרשות והסבירות ביותר.

למרות זאת, מתרחשים אירועים חריגים בדרגות חומרה שונות, שלאחר מכן המפעלים נאלצים להתמודד איתם מול הקבלנים "הסוררים" .

הקושי הוא שנציג המפעל, אשר עובד מול הקבלן, הינו אדם יחיד, שמשתדל להתמודד עם הכשלים הקטנים ויחד עם זאת, לרוב הוא גם מעוניין שהפרויקט יסתיים בהקדם. לא תמיד הכשלים הקטנים מובאים לידיעת המנהלים או לידיעת מחלקות אחרות, וכך קורה שקבלן שגרם לאירועים בעייתיים חוזר ומועסק שוב ע"י גורם אחר באותו המפעל. קיימות חברות או מפעלים שמבצעים ביקורות על שיטות עבודת קבלנים ובמקרים שאותר קבלן שלא עבד לפי ההוראות הוא נקנס (במקרה זה יהיו קבלנים שישקללו את הקנסות במתן הצעת המחיר שיגישו להבא, ויהיו קבלנים שלא יתקרבו למפעלים אלה יותר).

הכנת טבלת מעקב והערכה של קבלן ושל נותני שירות תיתן מדד מדויק, בהתאם למה שאותר בשטח או/ו לפי הערכה אישית של המפקח על הקבלן ועל שיטות העבודה של הקבלן, שעל פיו ניתן יהיה לאשר או לא לאשר את העסקתו בפרויקטים הבאים.

מבנה ואופן מילוי הטופס הממוחשב:

1. הטופס מחולק לשלושה תחומים עיקריים: ניהול ארגוני, חומרים וציוד, תהליך וארגון העבודה.

2. כל נושא עיקרי מחולק לתת נושאים שבאים לתאר את עבודת הקבלן.

3. מתן ציון הערכה לכל תת-נושא: ניתן לדרג מ- 0%  עד ל- 100%, בהפרשים של 25% .

4. יש לסמן את ההערכה באמצעות הספרה "1" בתוך משבצת הציון המתאימה (את יתר המשבצות – להשאיר עם הסימון "0").

5. באם אין שימוש באחד מתת-הנושאים ניתן לסמן "1" בטור "לא רלוונטי", שאינו פוגע בחישוב המשוקלל הסופי.

6. ניתן לתת התייחסות להסתייגויות ולהמלצות לשיפור לכל תת נושא, (לחץ על המשולש האדום שבפינת המשבצת).

7. בטבלה התחתונה ניתן לתת התייחסות מסכמת והנמקות, בהתאם לציון המשוקלל המתקבל.

יתרונות הטופס:

1. מאפשר להעריך את עבודתו של הקבלן ולהצביע על נקודות הכשל שלו.

2. ניתן להציג לקבלן את דרוג הפעולות שלו, לצורך ביצוע תהליכי יעול ושיפור בשלבי העבודה הנוכחית או בעבודות העתידיות. שימת דגש על נושאים מסויימים בעת קבלת הדרכה באופן אישי.

3. כאשרהקבלן רואה שבחברה/מפעל מבוצע מעקב סיסטמטי, מקיימים עדכון ודיווחים בין כל המחלקות כולל מתן ציון, זה יכול לדרבן את הקבלן להשתדל ולהראות מצויינות ביחס ליתר הקבלנים הניגשים למכרזים במקביל אליו.

4. באם עובדים עם תכנון נכון זה יוכל לצמצם עלויות כספיות גם למפעל וגם לקבלן .

5. כלי עבודה שניתן להשתמש בו בועדות בטיחות, בוועדת המכרזים, וגם בסקר הנהלה שמבוצע במפעל פעמיים בשנה, בבואנו לשקול המשך העסקתו של קבלן בפרויקטים.

לסיכום: טופס זה בא להשלים את כל הצעדים שמבוצעים במפעלים בעבודתם מול קבלנים ונותני שירות חיצוני. ניתן גם לשקול ליישם אותו להערכת פעילות מחלקות הנותנות שירות פנים מפעלי.

פטר פישמן, מדריך בטיחות, סניף תל-אביב והמרכז, המוסד לבטיחות ולגיהות